Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste asiakkaidemme henkilötietojen käsittelystä

Tämän selosteen tarkoituksena on informoida henkilö- ja yritysasiakkaitamme sekä potentiaalisia asiakkaitamme siitä, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan CAP-Group Oy:ssä harjoittaessamme CAP-autokoulu- ja CAP-Pro Academy-ammattikuljetusopetus- ja koulutustoimintaamme. Suhtaudumme vakavasti siihen, että noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta samoin kuin muuta soveltuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietoja. Huolehdimme myös siitä, että käsittely on tietoturvallista ja että tietosuojakäytäntömme mahdollistavat täysimääräisen rekisteröityjen oikeuksien toteutumisen.

Päivitetty: 18.11.2025

Rekisterinpitäjä

CAP-Group Oy (0841716-9)

Ilmalantori 4, 00240 Helsinki
050 913 0300
tietosuoja@cap.fi
(jäljempänä ”me”)

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tässä kohdassa nimettyyn sähköpostiosoitteeseen.

Käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme autokoulun ja kuljettajakoulutuksen henkilöasiakkaidemme, kuten autokouluoppilaiden, kuljettajaopiskelijoiden ja opetuslupaoppilaiden sekä muiden tarjonnassa olevien kurssien osallistujien henkilötietoja. Käsittelemme oppilaan/osallistujan huoltajan henkilötietoja, kun oppilas/osallistuja on alaikäinen, sekä tilauksen maksajan henkilötietoja, kun maksaja on muu henkilö kuin oppilas/osallistuja tai huoltaja. Lisäksi käsittelemme yritysasiakkaidemme yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Taulukossa on eritelty henkilötiedot, joita käsittelemme, käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet.

Henkilötiedot	Käsittelyn tarkoitus	Oikeusperuste
Rekisteröidyn perustiedot* kuten nimi, henkilötunnus**, käyttäjätunnus ja salasana Rekisteröidyn yhteystiedot* kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot* kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot, www-osoite	Tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen	Sopimuksen täytäntöönpaneminen Oikeutettu etumme käsitellä tietoja liiketoimintamme harjoittamiseen ja kehittämiseen
	Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen	Sopimuksen täytäntöönpaneminen
	Laskutus
	Palveluidemme markkinointi	Oikeutettu etumme käsitellä tietoja liiketoimintamme harjoittamiseen ja palveluidemme tarjoamiseen
	Uutiskirjeen toimittaminen
	Oppaiden ja muun materiaalin toimittaminen
	Kilpailut ja arvonnat	Suostumus
	Kirjanpito	Lakisääteinen velvollisuutemme kirjanpitolain mukaisesti
Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset	Noudattaa asiakkaan toivetta olla vastaanottamatta suoramarkkinointia	Lakisääteinen velvollisuutemme noudattaa suoramarkkinointikieltoa
Asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista ajo-opetus- ja kuljettajakoulutussopimuksista sekä muista kurssi- ja koulutussopimuksista, sopimusten mukaisten palveluiden toteuttamiseen liittyvät tiedot, opetus- ja tutkintotiedot, mukaan lukien palveluiden käyttöön ja kyselyvastauksiin perustuva oppimisprofiili, asiakkaan kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, maksutiedot, asiakkaan itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot	Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen	Sopimuksen täytäntöönpaneminen
	Asiakkaalle räätälöidyn opetuksen tarjoaminen
	Laskutus
	Asiakassuhteen hoitaminen	Oikeutettu etumme hallinnoida ja kehittää asiakassuhdetta Oikeutettu etumme palveluidemme kehittämiseen
	Palveluidemme markkinointi
	Tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen
	Kirjanpito	Lakisääteinen velvollisuutemme kirjanpitolain mukaisesti
Oppilas-, koulutus- ja tutkintotiedot autokoulu-, kuljettaja- ja ammattipätevyyskoulutuksiin liittyen	Laissa säädetty oppilaskirjanpito	Lakisääteinen velvollisuutemme ajokorttilain mukaisesti
Automaattisesti kerätyt lokitiedot käyttäjän toimista tietojärjestelmissämme	Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen	Oikeutettu etumme valvoa ja selvittää tietojärjestelmän käyttäjän toimien ja tietojen käytön luvallisuutta
Lääkärintodistus	Sovitun ajo-opetuksen peruuttamatta jättämisestä tai myöhässä perumisesta aiheutuneen laskun hyvittäminen	Suostumus
	Ajoterveyttä koskevien palveluiden tarjoaminen
Asiakkaan tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot kuten IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästetiedot	Mainonnan kohdentaminen verkkopalveluissamme	Suostumus
	Käyttäytymisen analysointi ja profilointi

Käsittelemme seuraavia potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietoja:

Henkilötiedot	Käsittelyn tarkoitus	Oikeusperuste
Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot, www-osoite	Palveluidemme markkinointi	Oikeutettu etumme käsitellä tietoja liiketoimintamme harjoittamiseen ja palveluidemme tarjoamiseen
	Uutiskirjeen toimittaminen
	Oppaiden ja muun materiaalin toimittaminen
Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset	Noudattaa asiakkaan toivetta olla vastaanottamatta suoramarkkinointia	Lakisääteinen velvollisuutemme noudattaa suoramarkkinointikieltoa
Asiakkaan tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot kuten IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästetiedot	Mainonnan kohdentaminen verkkopalveluissamme	Suostumus
	Käyttäytymisen analysointi ja profilointi

Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään sekä asiakassuhteen aikana, kuten palveluiden käytön yhteydessä, mutta lisäksi myös viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Henkilötietojen siirrot, luovutukset ja vastaanottajat

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan, laskutuksen ja asiakaspalvelujärjestelmät ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. Lisäksi luovutamme tietoja luottohakemukseen tai perintään liittyvissä asioissa näitä palveluita tarjoaville yrityksille sekä viranomaisille lainsäädännön velvoittaessa, kuten poliisille sekä Liikenne- ja viestintävirasto Traficomille ja sen sopimuskumppanille Ajovarma Oy:lle. Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, kuten rekisteröidyn työnantajalle tai vakuutusyhtiölle, jos rekisteröity on antanut siihen erikseen pyytäessämme tätä tarkoitusta varten suostumuksensa. Voimme käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sisällä. Mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat IT-hallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että siirto perustuu Euroopan komission vastaavuuspäätökseen tai että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaviin lisäsuojatoimiin.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Järjestelmätoimittajien ja muiden henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanien kanssa olemme allekirjoittaneet henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia.

Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu salasanoilla ja käyttöoikeustasoilla. Tiedot sijaitsevat asianmukaisilla tietoturvaohjelmistoilla ja teknisillä järjestelyillä suojatussa ympäristössä. Manuaalisesti käsiteltäviä asiakkaiden henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja säilytetään lukituissa säilytystiloissa.

Henkilötietojen säilytysaika

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Säilytämme pääsääntöisesti asiakkaidemme ja muiden yhteistyökumppaneidemme tietoja sopimuksen keston ajan sekä tarvittavan reklamaatio- tai kanneajan tämän jälkeen. Säilytämme opetus-, koulutus- ja tutkintotietoja koskevat asiakirjat ajokorttilain ja liikennepalvelulain mukaisesti opetuksen tai koulutuksen järjestämisvuotta seuraavan kuuden (6) vuoden ajan. Traffica Oy:n toteuttamia ammatillisia työvoimakoulutuksia koskevia todistuksia säilytetään arkistolakiin perustuen pysyvästi. Suostumuksella kerättyjä tietoja käsitellään niin kauan, kun käsittelyperuste on olemassa. Lääkärintodistukset tuhotaan heti, kun hyvitystä koskeva asia on käsitelty, tai kun käsittely ei ole enää tarpeen ajoterveyttä koskevan palvelun toteuttamiseksi. Kilpailujen ja arvontojen yhteydessä tiedot poistetaan heti kyseisen arvonnan tai kilpailun päätyttyä. Oikeutetun edun perusteella käsiteltäviä tietoja käsitellään niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Mikäli asiakas voi vastustaa käsittelyä, poistetaan tiedot, kun asiakkaan vastustusta koskeva pyyntö on käsitelty ja vastustus hyväksytty.

Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä käsitellä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Henkilötietoja voidaan säilyttää edellä mainittuja säilytysaikoja pidempään, jos se on tarpeen erityisestä syystä, kuten rikosepäilyjen ja niitä koskevan viranomaistutkinnan vuoksi. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen asiakkaan maksutapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan lisäksi säilyttää edellä mainittuja määräaikoja pidempään kirjanpitolain velvoittamien säilytysaikojen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus	Missä tilanteissa
Tarkastaa itseä koskevat tiedot	Aina
Vaatia virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista	Aina
Vaatia tietojen poistamista	Kun jokin tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy
Peruuttaa suostumus	Kun käsittely perustuu suostumukseen
Vastustaa tietojen käsittelyä	Kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja kyseessä on erityinen henkilökohtainen tilanne tai jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten
Pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista (esim. siksi ajaksi, kun tietoihin kohdistuvat pyynnöt saadaan selvitettyä ja ratkaistua)	Jos tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai jokin muu tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy
Siirtää tiedot toisen tahon pitämään järjestelmään	Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, käsittelyä suoritetaan automaattisesti ja siirto on teknisesti mahdollinen ja jos tieto koskee asiakkaan itse toimittamiaan tietoja
Tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle	Aina

Edellä mainitut pyynnöt, kiellot ja peruutukset voidaan tehdä toimittamalla ne kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@cap.fi todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostista. Pyynnön tulee sisältää rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot. Tietosuojan varmistamiseksi saatamme pyytää rekisteröityä todentamaan henkilöllisyytensä.

Vastaamme asiakkaan esittämiin rekisteröityjen oikeuksien käyttöä koskeviin pyyntöihin ja tiedusteluihin kuukauden sisällä.